Typische E-Mail-Patzer vermeiden

1. Einen unfertigen Entwurf verschicken

Für manche E-Mails benötigt man einfach etwas mehr Zeit – vielleicht muss man auf eine wichtige Information warten oder man möchte sie inhaltlich nochmal überarbeiten. In der Regel speichert man die E-Mail dann zunächst als Entwurf und schreibt später daran weiter. Und genau das ist die Krux an der Sache: Statt auf "Entwurf speichern" klickt man wie gewohnt direkt auf "Senden" und schon befindet sich die unfertige E-Mail auf dem Weg zum Empfänger.

Hier empfiehlt es sich, den Namen erst ganz am Ende – also kurz bevor Sie die E-Mail auch tatsächlich verschicken möchten – in die Zeile des Empfängers einzutragen. So verhindern Sie, versehentlich eine unvollständige Mail zu versenden.

2. Den eigenen Namen falsch schreiben

Klingt simpel, aber passiert tatsächlich: In der E-Mail befindet sich kein einziger Rechtschreibfehler, aber nach dem Klick auf "Senden" stellt man fest – man hat seinen eigenen Namen falsch geschrieben.

Um genau das zu vermeiden, gibt es eine kleine, aber äußerst praktische Funktion in Ihrem Postfach: Die Signatur. Diese enthält Informationen wie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre Anschrift. Einmal eingerichtet, wird sie bei jeder Ihrer E-Mails automatisch hinzugefügt.

Hier erfahren Sie, wie Sie in Ihrem GMX Postfach eine Signatur anlegen.

3. Den falschen Empfänger wählen

In der Eile hat man beim Eintippen des Empfängers aus den automatischen Vorschlägen ausgerechnet den falschen gewählt. Wenn es dann auch noch um sensible Inhalte geht und diese aus Versehen bei jemand anderem landen, kann es ziemlich unangenehm werden.

Da hilft nur eins: Seien Sie besonders sorgfältig und schauen Sie sich den Empfänger beziehungsweise dessen E-Mail-Adresse lieber ein zweites Mal an. Die automatischen Vorschläge sind zwar praktisch, können bei ähnlichen oder sogar gleichen Namen aber auch zum Fettnäpfchen werden. Selbstverständlich können Sie die falsch angeschriebene Person auch zusätzlich bitten, die entsprechende E-Mail zu löschen und die Inhalte vertraulich zu behandeln.

4. Den Anhang vergessen

Ebenfalls ein Klassiker: In der E-Mail verweist man auf den Anhang – und dann ist da einfach keiner. Besonders im geschäftlichen Umfeld kann das ärgerlich sein.

In diesem Fall bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als eine weitere E-Mail mit dem entsprechenden Anhang hinterherzuschicken.

5. Die falsche Anrede verwenden

War es jetzt Herr Meier oder doch Frau Meier? Sie wissen es nicht mehr und haben die E-Mail schon abgeschickt? Oh nein, das kann peinlich werden…

Auch hier können Sie leider nichts anderes tun, als beim nächsten Mal wachsamer zu sein, sich für den Ausrutscher zu entschuldigen und sich künftig – sofern möglich – schon im Voraus detailliert über den Empfänger zu informieren.

6. Einen unpassenden Betreff wählen

Der Betreff ist das Aushängeschild einer E-Mail: Der Empfänger sieht auf den ersten Blick, um was es geht. Würde im Betreff also beispielsweise "Rezept" stehen, in der E-Mail geht es aber um die Planung des nächsten Urlaubs, wäre das eher unvorteilhaft und könnte Sie vielleicht sogar eine Antwort kosten.

Daher empfehlen wir: Vervollständigen Sie zunächst einmal den Inhalt Ihrer E-Mail, bevor Sie einen Betreff auswählen und ihn in die Betreffzeile eintragen. Wenn Sie dann noch ganz am Ende den Empfänger einfügen, gehen Sie in jedem Fall auf Nummer sicher!

Unser Fazit: Es lohnt sich immer, auf bestimmte Punkte noch einen zweiten Blick zu werfen und sich besonders bei wichtigen E-Mails lieber ein paar Minuten mehr Zeit zu nehmen. Und keine Sorge: Fehler sind menschlich, daher wird Ihr Gegenüber bestimmt auch mal ein Auge zudrücken.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Tipp gefallen hat und dass Sie nun wissen, auf welche Aspekte Sie beim Schreiben einer E-Mail besonders achten sollten. Über Ihr Feedback freuen wir uns sehr!