E-Mail-Optionen nutzen

Wo Sie die E-Mail-Optionen finden

Beim Verfassen einer neuen E-Mail am PC finden Sie oberhalb des Textfelds rechts die Menüpunkte "Format" und "Optionen". Beide werden im Folgenden genauer unter die Lupe genommen.

 

E-Mail-Format wählen

Wenn Sie oberhalb des Textfeldes auf "Format" klicken, können Sie zwischen einer HTML-Mail und einer Text-Mail wählen. Standardmäßig ist Ihr Postfach schon auf das HTML-Format voreingestellt. Damit stehen Ihnen alle Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Das heißt, Sie können Ihren Nachrichtentext beliebig formatieren, sowie Briefpapier oder Grußkarten verwenden. Mit HTML können Sie außerdem die Rechtschreibung und auch weitere E-Mail-Optionen nutzen – dazu gleich mehr.

Demgegenüber steht die reine Text-Mail. In diesem Format ist keine Gestaltung der E-Mail möglich. Eine Text-Mail ist dann sinnvoll, wenn Sie wissen, dass der Empfänger ein älteres E-Mail-Programm nutzt, welches HTML nicht unterstützt, oder die E-Mail maschinell gelesen und verarbeitet wird.

In den allermeisten Fällen können Sie HTML-Mails aber problemlos nutzen – müssen also nicht auf Text-Mails zurückgreifen.

E-Mail-Optionen

Direkt neben dem Menüpunkt "Format" befinden sich die E-Mail-Optionen. Dort können Sie Ihre E-Mail bei Bedarf mit verschiedenen Extras ausstatten:

1. Priorität angeben
Verleihen Sie einer besonders wichtigen E-Mail eine hohe Priorität. Am Ausrufezeichen neben dem Betreff erkennt der Empfänger dann direkt, dass ihn etwas Wichtiges erwartet.

2. Vertraulich versenden
Beinhaltet Ihre E-Mail sensible Informationen, die vor den Blicken anderer geschützt und entsprechend auch nicht weitergeleitet werden sollten, empfiehlt es sich, die Option "Vertraulich" auszuwählen. So sieht man beim Öffnen der E-Mail sofort einen Hinweis, die Angelegenheit vertraulich zu behandeln.

3. Visitenkarte anhängen
Für professionelle E-Mails: In den E-Mail-Optionen können Sie auch Ihre persönliche Visitenkarte, welche Sie zuvor angelegt haben, mitsenden. Der Empfänger der E-Mail erhält Ihre Visitenkarte dann als Anhang und kann diese in seinem Adressbuch speichern.

4. Lesebestätigung einfordern
Per gesendeter Lesebestätigung können Sie sofort benachrichtigt werden, sobald der Empfänger Ihre E-Mail geöffnet hat. Wir empfehlen jedoch, die Lesebestätigung nur in bestimmten Fällen zu verwenden. Wenn Sie wissen möchten, wann genau eine Lesebestätigung Sinn macht, lesen Sie unseren aktuellen Tipp dazu.

Wir hoffen, Sie haben durch diesen Tipp ein paar Anregungen erhalten, wie Sie Ihre E-Mail optimal aufpeppen können. Wir freuen uns über Ihr Feedback!