Postfach-Ordnung am Jahresende

1. E-Mails löschen oder archivieren?

Diese beiden Möglichkeiten bereiten einem bei besonders großen E-Mail-Ansammlungen häufig Kopfzerbrechen. Man drückt sich regelrecht davor, alle E-Mails des vergangenen Jahres einzeln durchzugehen, um die wichtigen zu archivieren und die zu löschen, die man nicht mehr braucht.

Der Trick: Gehen Sie nur die letzten 1-2 Wochen Ihrer E-Mails durch und kopieren Sie häufig vorkommende Absender in die Suchleiste Ihres Postfachs. Nach einem Klick auf die Lupe werden Ihnen alle Nachrichten, die Sie jemals von diesem Kontakt erhalten haben, angezeigt. Wählen Sie diese nun alle aus und entscheiden Sie sich: Löschen oder archivieren?

2. Eigenes Archiv erstellen

Manchmal reichen die voreingestellten Ordner nicht aus, wenn man zum Beispiel E-Mails nach Themen entsprechend archivieren möchte (Shopping, Rechnungen, Flüge, etc.).

Dieses Problem ist mit neuen Ordnern schnell gelöst. Sie können diese im linken Menü anlegen und organisieren. Toll daran ist, dass Ihre eigenen Ordner auch im „Verschieben“-Menü angezeigt werden, und Sie so auch große „Ladungen“ E-Mails auf einmal in eigene Ordner verschieben können.

Um nun alle E-Mails aus einem Thema in Ihre neuen Ordner zu verschieben, benutzen Sie die den oben genannten Such-Trick mit den passenden Suchbegriffen (z.B. Rechnung, Tickets, etc.)

3. Filterregeln erstellen

Nachdem Sie nun alle alten E-Mails durchgearbeitet haben, wollen Sie natürlich, dass Ihr neues Ordner-System im neuen Jahr weiterhin funktioniert. Das geht mit Filterregeln automatisch: Mit diesen legen Sie nämlich fest, was mit neuen E-Mails passieren soll. Sie können beispielsweise bestimmen, dass E-Mails des Absenders „rechnung@online-shopping.de“ automatisch in Ihren Ordner „Shopping“ verschoben werden sollen.

Wir wünschen Ihnen „gut sortierte“ Weihnachten!