Neues Jahr, neues Glück – und vielleicht auch neue Motivation, mal so richtig gründlich aufzuräumen? Dann starten Sie damit doch direkt in Ihrem GMX Postfach und beseitigen Sie eventuelles E-Mail-Chaos. Mit diesen Tipps gelingt es Ihnen Schritt für Schritt.
Kennen Sie das befreiende Gefühl nach einer umfassenden Aufräumaktion? Dieser positive psychologische Effekt stellt sich auch beim digitalen Ausmisten im GMX Postfach ein. Und haben Sie erst einmal Ordnung in Ihre E-Mails und Cloud-Dateien gebracht, fällt es auch leichter, dem System langfristig treu zu bleiben. Ein langfristiger Profit für Sie – von dem neu gewonnen Speicherplatz mal ganz abgesehen!
Los geht's also:
Erster Schritt: Sichten und ordnen Sie Ihre E-Mails
1. Beginnen wir mit dem Posteingang: Checken Sie alle – also gelesene sowie ungelesene – E-Mails. Orientieren Sie sich dabei an der Frage: "Brauche ich diese E-Mail noch oder kann sie aufgrund veralteter Informationen weg?".
Tipp:
Sie können mit einem Klick alle Nachrichten einer bestimmten Absender-Adresse auf einmal löschen. Dafür geben Sie die E-Mail-Adresse in das Suchfenster ein (erreichbar über das Lupe-unterhalb rechts vom Button "E-Mail schreiben"), wählen dann "Alle" aus und klicken abschließend auf "Löschen".
2. Das Gleiche machen Sie dann auch mit den Mails in Ihrem Gesendet- und Entwürfe-Ordner. Gegebenenfalls schlummern in den E-Mails nämlich auch große Anhänge, die viel Speicherplatz in Anspruch nehmen.
Denken Sie aber daran, ggf. Fotos oder andere wichtige Anhänge vor dem Löschen in Ihre GMX Cloud hochzuladen – als kostenloser Speicherort bietet sie extra Platz für Ihre Dateien.
Sicherheits-Tipp
Bei Spam-Mails gilt der Sonderfall: Nicht löschen, sondern unbedingt als Spam markieren bzw. in den Spam-Ordner verschieben. Mehr Infos dazu.
3. Die übrig gebliebenen, wichtigen E-Mails werden nun sortiert bzw. archiviert: Falls noch nicht vorhanden, legen Sie eigene E-Mail-Ordner mit passenden Namen an, wie z. B. "Persönliches", "Rechnungen" oder "Verein" – das funktioniert übrigens auch in Ihrer GMX Mail App. So können Sie neu eingehende Mails künftig direkt in den entsprechenden Ordner verschieben – und behalten die neugewonnene Ordnung bei. Und wenn Sie sie nicht manuell verschieben wollen, sind Filterregeln eine nützliche Funktion.
4. Auch für E-Mails, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten (beantworten, weiterleiten etc.) möchten, lohnt sich mitunter ein Ordner wie z. B. "Bearbeiten", "To Do" oder "Vorlage". So haben Sie den Status quo stets im Blick und müssen sich nicht jedes Mal von Neuem durch Ihre E-Mails wühlen.
Erklärtes Ziel für 2024: Das E-Mail-Chaos vom letzten Jahr los werden!
Komfort-Tipp
Wenn Sie Ihre E-Mails gern thematisch geordnet ansehen möchten, aber selbst keine Ordner anlegen wollen: Das Intelligente Postfach ist Ihr digitaler Assistent dafür! Denn es zeigt Ihnen Ihre E-Mails automatisch gefiltert in verschiedenen Kategorien wie z. B. "Newsletter", "Bestellungen", "Social Media" oder "Verträge und Abos" an.
5. Werfen Sie jetzt noch einen kurzen Blick in den Papierkorb: Ist es vielleicht mal wieder Zeit, auch ihn vollständig zu leeren?
Zweiter Schritt: Prüfen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen
Sicher wissen auch Sie bei bestimmten E-Mails wie z. B. Newslettern Ihres Lieblings-Online-Shopping-Portals oder örtlichen Fußballvereins: "Diese E-Mail werde ich nicht dauerhaft benötigen, ich will sie aber trotzdem nicht gleich löschen." Und genau für diese Fälle können Sie bei GMX einen Löschautomatismus nach einer bestimmten Aufbewahrungszeit einstellen.
Voraussetzung ist: Sie haben für diese E-Mails – z. B. Ihre Vereinsnachrichten – eine Filterregel eingerichtet bzw. Sie sortieren diese E-Mails regelmäßig in einem bestimmten E-Mail-Ordner ein.
So aktivieren Sie die automatische E-Mail-Löschung:
Legen Sie dazu einfach pro E-Mail-Ordner eine bestimmte Aufbewahrungszeit/Löschfrist fest – wie das geht, zeigt Ihnen auch das Video in der GMX Hilfe. Diese Aufbewahrungszeit kann drei Tage, mehrere Monate oder auch ein ganzes Jahr betragen. Nach Ablauf der von Ihnen festgelegten Zeit werden die entsprechenden E-Mails ohne Ihr Zutun gelöscht.
Unnötige Newsletter abbestellen
Zu guter Letzt: Gehen Sie all Ihre Newsletter-Abonnements durch und melden sich eventuell bei denen ab, die Sie nicht (mehr) interessieren. Ist das Intelligente Postfach aktiviert, geht das auch ganz schnell direkt vom Postfach aus – über "Newsletter abbestellen" im oberen Bereich, also dem sogenannten "Kopf" der Newsletter-Mails.
Tipp: Das funktioniert übrigens auch bei Social-Media-Mails. Auch diese können Sie leicht mit einem Klick in der E-Mail abbestellen und so Ihr Postfach dauerhaft von überflüssigen E-Mails entschlacken.
Dritter Schritt: Sichten und sortieren Sie Ihre GMX Cloud
1. Checken Sie chronologisch Ordner für Ordner: Dokumente, Bilder, Videos – verfolgen Sie ein System zum Abspeichern oder sind Ihre Dateien kreuz und quer abgelegt? Um letzteres zu vermeiden, erstellen Sie am besten auch hier passende Ordner, damit Sie künftig auf langes Suchen verzichten können.
2. Klicken Sie sich durch Ihre Fotos: Sind hier auch Bilder darunter, die bspw. aufgrund schlechter Bildqualität schlichtweg überflüssig sind? Dann nutzen Sie den Speicherplatz doch lieber für neue schöne Erinnerungen! Und wenn Sie möchten: Teilen Sie sie doch auch mit Ihren Freunden und Familie.
3. Und es gilt: Keine Scheu bei Dateien, die der Vergangenheit angehören oder die einfach nicht mehr benötigt werden. Also weg mit abgelaufenen Zugtickets, Dokumenten für eine Präsentation etc.!
4. Auch auf Duplikate, also doppelt vorkommende Bilder bzw. Dateien, kann man verzichten. Diese werden Ihnen automatisch angezeigt.
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