Wie adressiere ich meinen Professor per E-Mail?

Bevor Sie Ihren Professor/Ihre Professorin kontaktieren

Die erste E-Mail, die Sie an Ihre Professoren schicken, kann einschüchternd sein, aber Sie brauchen keine Angst zu haben! Ihre Professoren sind auch nur Menschen und sie sind da, um Ihnen zu helfen.

Es gibt viele Gründe, warum Sie Ihren Professor kontaktieren müssen. Vergewissern Sie sich jedoch, dass das, was Sie zu sagen haben, eine E-Mail wert ist.

Bevor Sie sich an Ihren Professor oder Ihre Professorin wenden, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre E-Mail:

• sich um etwas handelt, das nicht in der nächsten Vorlesung angesprochen werden kann
• Informationen anfordert, die er oder sie Ihnen geben kann, d. h. es fällt in ihre Zuständigkeit
• sich um etwas handelt, das Sie nicht selbst auf anderen Plattformen, z. B. Studentenplattformen, nachschlagen oder anfordern können.

 

Formalitäten: Verwenden Sie die richtige Anrede

Eröffnen Sie Ihre E-Mail korrekt: mit der richtigen Anrede! Auf den ersten Blick mag es verwirrend erscheinen - schließlich gibt es verschiedene Professorentitel: vom "normalen" Universitätsprofessor (Univ-Prof.) über den Honorarprofessor (Hon. Prof.) bis hin zum Juniorprofessor (Jun. Prof.).

Außerdem sind Professorinnen und Professoren in der Regel promoviert, verfügen also über einen Doktortitel, bei Ingenieuren auch über ein Diplom. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie Ihre Professorin oder Ihren Professor in der Anrede korrekt ansprechen. Und das geht so:

Alle Personen, die den Titel Professorin oder Professor haben, werden nur mit Frau Professorin oder Herr Professor und ihrem Nachnamen angeschrieben – Doktortitel oder weitere Titel werden weggelassen.

In E-Mails adressiert man sie also folgendermaßen korrekt:
"Sehr geehrter Herr Professor XY"
oder
"Sehr geehrte Frau Professorin XY".

Tipp für eine korrekte geschlechtsspezifische Anrede: Sprechen Sie in Ihrer E-Mail eine weibliche Lehrkraft mit "Sehr geehrte Frau Professorin (XY)" an.
Wahlweise könnte man auch das "Herr" bzw. "Frau" in der Anrede weglassen und diese dadurch etwas verkürzen:
Sehr geehrter Professor XY, …
  Achten Sie außerdem darauf, dass Sie in Ihrer E-Mail höflich und präzise sind. Lesen Sie in diesen Tipp für weitere Informationen zum Thema höfliche E-Mails schreiben.

Informationen, die in der E-Mail an Ihren Professor nicht fehlen dürfen

Egal aus welchem Grund Sie eine E-Mail schreiben, achten Sie darauf, dass Sie alle notwendigen Informationen und Materialien mitschicken und dass Ihre Frage konkret und präzise formuliert ist. Denken Sie daran, dass Ihre Professoren oft mehr als eine Lehrveranstaltung anbieten und es für sie schwierig sein kann, herauszufinden, auf welche Lehrveranstaltung Sie sich beziehen.

Die E-Mail richtig abschließen

Am Ende der E-Mail ist es immer angebracht, sich für die Zeit und Mühe zu bedanken, die Ihr Professor/Ihre Professorin auf sich genommen hat, um Ihnen zu antworten. Auf diese Weise zeigen Sie Ihre Dankbarkeit für die Unterstützung in Ihrem Fall.

Schließlich empfehlen wir Ihnen, am Ende Ihrer E-Mail Ihren vollständigen Vor- und Nachnamen anzugeben, vielleicht auch den Namen Ihres Kurses oder Ihre Matrikelnummer - alles, was Ihnen hilft, sich zu identifizieren. Auf diese Weise können Ihre Professoren alle notwendigen Informationen nachschlagen, auch wenn Ihr Name nicht explizit in Ihrer E-Mail-Adresse angegeben ist.

Beispiel einer E-Mail an Ihren Professor/Ihre Professorin

Bevor Sie Ihre E-Mail versenden

Lesen Sie Ihre E-Mail noch einmal Korrektur, bevor Sie sie abschicken. Wenn Sie sie noch einmal lesen, auch laut, können Sie Fehler oder Tippfehler in Ihrer E-Mail entdecken.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Dateien angehängt haben, die Sie versenden wollen.

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