Wie erstelle ich eine digitale Version meiner handgeschriebenen Unterschrift, z. B. für eine Online-Bewerbung oder ein anderes digitales Dokument? Und wann ist die digitale Unterschrift rechtlich ausreichend?
Ist Ihnen das auch schon passiert: Sie füllen ein digitales Formular aus oder verfassen ein Dokument − zum Beispiel ein Bewerbungsschreiben im PDF-Format. Und nun möchten Sie am Rechner oder Handy Ihre Unterschrift daruntersetzen. Aber wie funktioniert das bloß?
Die gute Nachricht: Sie haben verschiedene einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihre handgeschriebene Unterschrift in die digitale Form bringen.
Die Scan-Methode
Natürlich können Sie einfach auf einem Blatt Papier unterschreiben, das Ganze mit dem Scanner einscannen und dann als JPG, GIF oder sonstige Datei abspeichern. Nachdem Sie die Bilddatei zugeschnitten haben, können Sie sie jederzeit Ihren Dateien hinzufügen. Z. B. Ihrer Bewerbungs-E-Mail.
Neben der Scan-Methode gibt es aber auch andere Wege, um Ihre Unterschrift digital zu erstellen. Hier finden Sie eine Auswahl an einfachen und kostenlosen Möglichkeiten und Werkzeugen. Für Ihren PC, Ihr Tablet und Ihr Smartphone!
Bildbearbeitungsprogramm GIMP
Installieren Sie das kostenlose Bildbearbeitungsprogramm GIMP.
Öffnen Sie eine neue Datei und wählen Sie in den Einstellungen als Füllung einen transparenten Hintergrund.
Wählen Sie den Pinsel mit der richtigen Zeichenstärke und zeichnen Sie Ihre Unterschrift.
Speichern Sie Ihre Unterschrift dann über "Datei" > "Exportieren" als .png-Datei auf Ihrem Rechner.
Tipp: Speichern Sie die .png-Datei in Ihrer GMX Cloud. So haben Sie sie jederzeit griffbereit und können die Unterschrift auch unterwegs in digitale Dokumente einfügen. Etwa in ein Formular, das Sie im kostenlosen Online Office Ihres Postfachs bearbeiten.
Mit dem Adobe Acrobat Reader für PDF-Dokumente
Mit der aktuellen kostenlosen Version von Adobe Acrobat Reader können Sie Ihre Signatur einfügen. Einfach PDF öffnen und oben im Menü auf "Unterschreiben" > "Ausfüllen und Unterschreiben" gehen. Danach oberhalb des Dokuments auf das Unterschrift-Symbol klicken und dort die gewünschte Funktion zum Unterschreiben auswählen.
Unterschrift auf Smartphones einfügen
In einer PDF-Datei auf dem Android Smartphone
Sie haben ein Android Smartphone? Adobe hält für Sie die kostenlose App "Fill & Sign" bereit. Einfach im Play Store danach suchen, die App installieren und schon kann es losgehen!
In einer PDF-Datei auf dem iPhone
Apple macht es seinen Nutzerinnen und Nutzern leicht: Fügen Sie einfach über die bereits installierte Dateien-App Unterschriften in Ihre PDF-Dokumente ein. Klicken Sie dazu auf das "+"-Symbol im geöffneten Dokument und anschließend auf "Zeichnen".
Neben den hier genannten Möglichkeiten, eine Unterschrift zu digitalisieren, gibt es natürlich noch viele weitere Online-Tools bzw. entsprechende Software.
Nun zu der Frage:
Wann reicht die einfache digitale Unterschrift?
Zum Signieren Ihrer E-Mails – zum Beispiel, wenn Sie etwas formeller kommunizieren möchten (wie etwa im Bewerbungsschreiben)
Bei verschiedensten formfreien Vereinbarungen
Wann reicht die einfach digitale Unterschrift nicht?
Die einfache elektronische Unterschrift ist nicht rechtssicher/rechtswirksam und hat daher auch bei rechtlichen Streitigkeiten keine Bewandtnis.
Hier ist die Schriftform erforderlich:
Möchten Sie Ihren Arbeitsvertrag oder Ihr Mietverhältnis kündigen oder geht es beispielsweise um Bürgschaften, besteht der Gesetzgeber auf die echte, handgeschriebene Unterschrift auf dem Originaldokument (Papier). Ein eingescanntes Dokument als E-Mail-Anhang zu senden, genügt da nicht. Die Schriftform ist obligatorisch.
Gut zu wissen
Für bestimmte Anwendungsfälle können Sie anstelle der handgeschriebenen Unterschrift jedoch auch eine zertifizierte und damit rechtssichere sogenannte "digitale Signatur" nutzen. In Ausnahmefällen und mit Einverständnis durch den Vermieter sogar z. B. auch zum Kündigen von Mietverträgen.*
Unterschied einfache digitale Unterschrift vs. rechtsgültige digitale Signatur
Bitte nicht verwechseln: Die digitale Signatur ist keine Unterschrift im eigentlichen Sinne. Sie hat also mit der hier geschilderten, selbst erstellten Unterschrift in Digitalform nichts zu tun.
Vielmehr ist die digitale Signatur eine Art qualifiziertes Zertifikat bzw. Authentifizierungszeichen, das die Echtheit von Ihnen als Person und der von Ihnen gesendeten Dokumente bestätigt. Sie wird daher vor allem bei der Kommunikation mit behördlichen Stellen – zur Signierung von Dokumenten – benötigt.
Wo bekomme ich die digitale Signatur?
Sie können sie gemeinsam mit einer Zertifizierungsstelle (ähnlich einem Notar) kostenpflichtig oder auch kostenlos erstellen. Die Zertifizierungsstelle prüft Ihre Identität und generiert zusammen mit Ihnen Ihre digitale Signatur.
* Bitte beachten Sie: Die genannten Informationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Möchten Sie in Rechtsfragen auf Nummer sicher gehen, kontaktieren Sie bitte eine entsprechende Expertenstelle.
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