Auch für die Kommunikation via E-Mail gibt es Regeln, die sogenannte Netiquette.
Täglich werden Milliarden E-Mails im Internet, in Firmen und Institutionen versendet. Worauf man bei der Nutzung von E-Mails achten und was man vermeiden sollte, zeigen die folgenden Tipps zum Umgang mit diesem Kommunikationsmittel.
Die richtige Adresse
Die Netiquette ist eine Art Verhaltenskodex, der im Internet die Regeln des Umgangs miteinander beschreibt. Es existieren verschiedene Netiquetten für unterschiedliche Medien im Internet. Auch für E-Mail gibt es Netiquetten in unterschiedlichen Formen. Allen gemeinsam sind jedoch einige grundlegende Regeln.
Das fängt bereits beim Adressaten an. Wer eine E-Mail verschickt, sollte sich überlegen, wer für sein Anliegen der richtige Ansprechpartner ist und darauf achten, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist
Hier kann ein gut gepflegtes Adressbuch helfen. Die meisten E-Mail-Anbieter bieten ein Adressbuch an, in dem alle Kontaktdaten eines E-Mail-Empfängers hinterlegen werden können. Das hilft auch, wenn man zum Beispiel einen Brief schreiben will oder eine Telefonnummer sucht.
So kann man beim Schreiben einer E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers direkt aus dem Adressbuch übernehmen und vermeidet Tippfehler bei der Eingabe der E-Mail Adresse.
Das Feld CC sollte man nutzen, um weitere Personen zu informieren. In diesem Fall bekommen alle unter CC gelisteten Empfänger die E-Mail als Kopie zugesandt. Dabei sollte man sich gut überlegen, wer im CC eingetragen werden sollte und nur diejenigen aufführen, für die die jeweilige Information oder Frage auch tatsächlich von Bedeutung ist.
Vorsicht ist bei BCC geboten: Bei der sogenannten Blindkopie sieht der eigentliche Empfänger auf den ersten Blick nicht, wer diese Nachricht ebenfalls als Kopie erhalten hat. Allerdings ist es meist sehr einfach, auch die Empfänger, die unter BCC eingetragen wurden, heraus zu bekommen.
Wer andere Personen als den Empfänger informieren möchten, ohne dass der Empfänger dieses erfährt, sollte besser eine gesonderte Kopie der E-Mail versenden.
Dazu kann man einfach nach dem Versand der E-Mail aus dem Ordner "Gesendete E-Mail" die Mail mit Hilfe der Funktion "Weiterleiten" an zusätzliche Empfänger schicken.
Sinnvoller Betreff
Wichtig ist außerdem, darauf zu achten, dass eine E-Mail nur mit einer sinnvollen Betreffzeile abgeschickt wird. Viele Empfänger priorisieren anhand des Betreffs die empfangenen E-Mails, vor allem wenn sie täglich sehr viele E-Mails bearbeiten müssen.
In diesen Fällen hilft ein sinnvoll gewählter Betreff die E-Mail schnell einzustufen. Es sollte jedoch vermieden werden, den Betreff zu ändern, wenn man auf eine E-Mail antwortet. In der Regel erwartet der Versender die Antwort unter dem von ihm gewählten Betreff.
Der Inhalt einer E-Mail sollte sich immer am Empfänger orientieren. Eine einfache Frage muss nicht an den Chef adressiert werden. Dabei sollte man sich kurz fassen und sachlich bleiben. Wer sich über den Inhalt einer E-Mail ärgert, sollte warten, bis der Ärger verflogen ist und erst dann antworten. Insbesondere bei Empfängern, die man nicht sehr gut kennt, sind Sarkasmus und Ironie nicht angebracht. Diese werden in E-Mails sehr schnell missverstanden.
Anhänge mit Maß
Auch wenn heutzutage bis zu 5 MB große Anhänge üblicherweise problemlos verarbeitet werden können, sollte man darauf achten, diese möglichst klein zu halten. Mit einer geeigneten Kompression (z.B. ZIP) lassen sich die Anhänge verkleinern.
Wer dennoch einmal einen größeren Anhang versenden möchte, sollte bereits in der Betreffzeile darauf hinweisen. Selbstverständlich dürfen die Anhänge keine Viren enthalten. Deshalb sollte man einen Virenscanner verwenden.
Die meisten E-Mail-Provider bieten außerdem einen entsprechenden Virenschutz für das Postfach an, den man unbedingt aktivieren sollte. Diesen finden sich unter den Einstellungen zum E-Mail-Postfach.
Einstellungen zum Postfach
Hier findet man auch weitere sinnvolle Einstellungen wie Filterregeln, mit deren Hilfe E-Mails bei Empfang automatisch sortiert werden können. Dieses ist besonders hilfreich, wenn man häufig E-Mails bekommt und trotzdem den Posteingang übersichtlich halten will.
Unter den Einstellungen zum Postfach gibt es meist auch eine Möglichkeit, bestimmte Ordner in regelmäßigen Abständen automatisch löschen zu lassen. Da meist die Postfachgröße begrenzt ist, ist es sehr sinnvoll, dieses zu nutzen, um zu verhindern, dass das Postfach zu groß wird.
Logout zur Sicherheit
Um sich mit einem Web Browser im Internet beim Postfach anzumelden, wird nach korrekter Angabe der Login-Daten eine sogenannte Session-ID erstellt. Das ist eine lange, zufällige und eindeutige Zeichenkette, die dem Anwender zugewiesen wird.
Der Web Browser übermittelt bei jedem Klick diese Session-ID, und es wird jedesmal überprüft, ob diese noch gültig ist. So lange die Session-ID gültig ist, erhält man mit Angabe der korrekten Session-ID Zugriff auf das Postfach.
Die Session-ID wird nur dann ungültig, wenn man sich korrekt vom System abmeldet, also auf den Logout-Button geht oder beim nächsten Login.
Wenn ein Anwender die Logout-Funktion nicht verwendet, können findige Spezialisten, die die Session-ID kennen, mit etwas Glück und Geschick Zugriff auf dessen Postfach bekommen.
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