(mwil) - Die E-Mail hat sich längst im privaten und geschäftlichen Bereich durchgesetzt. Anfangs gab es anders als im Briefverkehr noch keine stilistischen Regeln für diese neue Kommunikationsform. Mittlerweile haben sich allerdings einige Standards etabliert, die wir Ihnen hier vorstellen.
Allgemeine Tipps
Fassen Sie sich kurz. "Wenn ich mehr Zeit gehabt hätte, wäre der Brief kürzer geworden", lautet ein Zitat, das sowohl Marc Twain als auch Johann Wolfgang von Goethe zugesprochen wird. In der Tat ist es oft schwieriger, einen komplexen Sachverhalt mit einfachen Worten wiederzugeben. Doch je klarer und einfacher Sie eine E-Mail formulieren, desto weniger Nachfragen wird es beim Empfänger geben. Das spart Zeit und Nerven.
Außerdem sollten Sie ganze Wörter oder Sätze nicht in Versalien, also komplett in Großbuchstaben, schreiben. Das signalisiert in der elektronischen Kommunikation, beispielsweise in Chats, nämlich Schreien und könnte zu Irritationen bei Ihrem Gegenüber führen. Smileys, die bei Chats ebenfalls häufig verwendet werden, sind hingegen auch bei der E-Mail völlig in Ordnung. Sie sind im Mailverkehr mit Freunden nützlich, um Gemütszustände zu beschreiben oder Ironie deutlich zu machen. Im behördlichen oder geschäftlichen Bereich sind sie allerdings tabu.
Um nicht in ein Fettnäpfchen zu treten, sollten Sie zudem sehr vorsichtig mit der Funktion "Allen antworten" umgehen. Wenn sie diese Funktion aus Versehen wählen, kann das peinlich werden, wenn ihre Nachricht eigentlich nur für den ursprünglichen Sender bestimmt war.
Der Betreff
Formulieren Sie kurz und knapp, was der Inhalt Ihrer E-Mail ist. So weiß der Empfänger direkt, was ihn in Ihrem Schreiben erwartet. Das ist insbesondere bei Geschäftsmails wichtig. Das Postfach auf der Arbeit quillt bei vielen schon am frühen Morgen über. Handelt es sich bei Ihrer Mail um ein wichtiges oder dringendes Anliegen, kann dies der Empfänger direkt erkennen. Vermeiden Sie darüber hinaus, einzelne Wörter oder auch den kompletten Betreff in Versalien zu schreiben. Manche Spamfilter könnten Ihre Mail sonst für Werbemüll halten.
Die Anrede
Während bei der Kommunikation mit Freunden und Familie Anreden wie "Hi" oder "Hallo" üblich sind, sollte man diese bei offiziellen E-Mails mit Behörden oder Geschäftspartnern besser nicht verwenden. Bei Personen, die man nicht kennt, beginnt man am besten mit "Sehr geehrte(r) Herr/Frau". Das sollten Sie auf jeden Fall ausschreiben, denn Abkürzungen wie SgH oder SgF sind schlechter Stil.
Wenn man den Empfänger bereits kennt, kann man die E-Mail auch einfach mit "Guten Tag" starten. Sehr vertraut, aber sogar im Geschäftsbereich nicht unüblich ist die Anrede "Lieber Herr/Frau". Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie auf jeden Fall die förmlichere Variante. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten greifen Sie die Anrede des Senders einfach auf. So können Sie nichts falsch machen.
Der Schluss
Der Klassiker "Mit freundlichen Grüßen" ist grundsätzlich bei keiner E-Mail ein Fehler. Auch hier gilt aber: Die Abkürzung MfG sollten Sie vermeiden. Bei Freunden ist das natürlich kein Problem. Fremde oder Geschäftsleute könnten dies allerdings als respektlos empfinden. Gleiches gilt für "LG" (Liebe Grüße), "Tschüss" und "Ciao". Etwas lockerer aber auch für Behörden oder Geschäftsleute geeignet sind Schlussformeln wie "Freundliche Grüße aus XY" oder "Es grüßt Sie freundlich aus XY".
Signatur
Bei vielen Webmail-Anbietern und E-Mail-Clients kann man in den Einstellungen eine Signatur anlegen, die dann automatisch bei jeder E-Mail an den Schluss gesetzt wird. Diese sollte Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und - falls vorhanden - die Homepage enthalten. Bei geschäftlicher Kommunikation sollten zusätzlich Firma und Position hinzugefügt werden.
Seit Januar 2007 müssen außerdem Registergericht und die dortige Nummer des Unternehmens sowie bei GmbHs die Namen aller Geschäftsführer angegeben werden. Egal ob geschäftlich oder privat: Sie sollten die Signatur auf keinen Fall mit zu vielen Informationen bestücken.
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