Videokonferenzangebote erleichtern den Alltag in der Pandemie. Sie ermöglichen dezentralen persönlichen Kontakt und sind unverzichtbarer Baustein der "neuen Normalität". Aber wie steht es um die datenschutzrechtliche Zulässigkeit?
Grundsätzlich gilt: Als digitale Angebote erfordern Videokonferenzen elektronische Datenverarbeitung. Die unterliegt den Regeln der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundessdatenschutzgesetzes und des Datenschutzrechts der Bundesländer.
Meetings per Videokonferenz ohne Aufzeichnung dürften in der Pandemie grundsätzlich auch ohne Einwilligung zulässig sein, weil es in dieser Situation nicht anders geht, wenn die Unternehmenskommunikation in weiten Teilen nicht zum Erliegen kommen soll. Die Legitimation ergibt sich aus einer Interessenabwägung zugunsten der Videokonferenz, die solange sie nicht aufgezeichnet wird, vergleichbar mit einem körperlichen Treffen ist.
Datensicherheit ist zu gewährleisten
Es treten allerdings weitere Pflichten hinzu. Datenschutzrechtlich muss man nämlich auch bei Videokonferenzen nicht nur zulässig handeln, sondern insbesondere auch Betroffenenrechte wahren und Organisationspflichten erfüllen. Man muss darüber, dass, warum und wie Daten verarbeitet werden umfassend informieren und Auskunft darüber erteilen. Die Datensicherheit ist ebenso zu gewährleisten, wie technische sowie räumliche Organisationsmaßnahmen zu treffen sind.
Alles in allem kann man den Einsatz solcher Systeme schon deshalb nur bedingt verantworten, weil man oft auf Anbieter für Videokonferenzen zurückgreifen muss, deren datenschutzrechtliche Standards man nicht exakt kennt und überprüfen kann.
Für Software, die Unternehmen und Behörden zur Datenverarbeitung durch weisungsgebundene Anbieter einsetzen, müssen jedenfalls Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden. Die Aufsichtsbehörden sind kritisch, aber erlauben den Einsatz unter dem Strich zumindest faktisch, wenn man sich an Vorgaben hält.
Videokonferenzsysteme bieten aber auch die Möglichkeit zum Mitschnitt der Konferenz. Das kann aus mehreren Gründen interessant sein. Die Aufzeichnung kann Dokumentationszwecken dienen, anstelle eines Protokolls, sie kann bei Schulungen als "Konserve" für künftige Veranstaltungen dienen oder zur Qualitätssicherung eingesetzt werden.
Mitschnitt ist Eingriff in Persönlichkeitssphäre
Der Mitschnitt eines Gesprächs oder Meetings ist ein sehr intensiver Eingriff in die Persönlichkeitssphäre aller Beteiligten und damit datenschutzrechtlich besonders zu rechtfertigen. Die Aufzeichnung erzeugt gegenüber der ungespeicherten Liveübertragung einen ungleich höheren Überwachungsdruck. Nicht erst die Dokumentation des Verhaltens in Wort und Bild, sondern schon das Wissen darum macht viele unfrei.
Eine Dokumentation per Mitschnitt wäre ohne freiwillig erklärte Einwilligung nur dann zulässig, wenn das Interesse an der Aufzeichnung das Interesse am Datenschutz der aufgezeichneten Personen überwiegen würde. Das ist aber nicht der Fall.
Die Videokonferenz ist ein Ersatz der körperlichen Live-Veranstaltung, an der man ja ohne Aufzeichnung teilnehmen kann. Deshalb ist es gerade nicht erforderlich, sie aufzuzeichnen. Aus Gründen der Dokumentation reicht ein Protokoll. Auch die Qualitätssicherung oder das Interesse an einer Konserve reichen nicht aus, um den Eingriff in das Persönlichkeitsrecht per Abwägung zu rechtfertigen.
Mitschnitt nur mit Einwilligung zulässig
Ein Mitschnitt ist also datenschutzrechtlich nur mit freiwilliger, informierter und dokumentierter Einwilligung aller Beteiligter zulässig. Da die Einwilligung aber jederzeit grundlos für die Zukunft widerrufen werden kann, ist sie rechtlich sehr riskant und oft sogar faktisch unbrauchbar, wenn man sicher planen möchte.
Was nutzt es, wenn alle Teilnehmer sich etwa zu Beginn einer Videokonferenz mit dem Mitschnitt einverstanden erklärt haben und später ein Betroffener die Einwilligung widerruft? Dann muss alles gelöscht werden, wenn man die Beiträge der Person nicht aus dem Mitschnitt entfernen kann.
Wenn man sich zum Mitschnitt entscheidet, muss man das übrigens nicht nur aus Gründen des Datenschutzrechts vorher deutlich offenlegen. Heimliche Mitschnitte des nicht öffentlich gesprochenen Wortes sind ebenso strafbar wie deren Gebrauch und Weiterleitung an Dritte.
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