Abwesenheitsnotiz erstellen und formulieren

Ob Urlaub, Elternzeit, digitale Diät, oder Krankheit – manchmal ist man eine gewisse Zeit lang nicht per E-Mail erreichbar. Sei es über die private E-Mail-Adresse oder die berufliche.

Damit E-Mail-Anfragen von Ihren Kontakten dann nichts ins Leere laufen, sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Postfach oder E-Mail-Programm einrichten. Schreibt Ihnen dann jemand eine Mail, bekommt er eine automatische Antwort mit Ihrer Abwesenheitsbenachrichtigung. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch zuvorkommend!

Warum ist eine Abwesenheitsnotiz wichtig?

Im geschäftlichen Bereich ist eine Abwesenheitsnotiz nicht nur wichtig, sondern obligatorisch:
 

• Firmenintern dient sie der Transparenz – Ihre Kollegen wissen dann nämlich, dass Sie aktuell nicht verfügbar sind und können sich an andere Ansprechpartner wenden.
• Für Kontakte außerhalb Ihrer Arbeitsstelle (z. B. Kunden oder Geschäftspartner) ist die Information über Ihre Abwesenheit ebenfalls unerlässlich. Das zeugt von Zuverlässigkeit und verantwortungsvollem Handeln.

Aber: Ihr Privatleben bleibt privat! Hier liegt es ganz bei Ihnen, ob Sie jemandem mitteilen möchten, dass Sie Ihre Mails zurzeit nicht lesen. Bei längerer Abwesenheit aus dem E-Mail-Postfach ist es aber auf alle Fälle eine Überlegung wert.

Wie richtet man die automatische Benachrichtigung im GMX Postfach ein?

Sie wollen wissen, wie Sie auch in Ihrem GMX Postfach eine automatische Antwort für die Zeit Ihrer Abwesenheit einrichten können? Es ist wirklich kinderleicht – unsere GMX Hilfe zeigt es Ihnen.

Automatische Benachrichtigung in Outlook anlegen

Nutzen Sie Outlook, können Sie auch in diesem Programm eine Abwesenheitsnotiz einrichten:
 

• Klicken Sie auf "Datei".
• Klicken Sie auf "Automatische Antworten senden".
• Aktivieren Sie "Nur in diesem Zeitraum senden".
• Legen Sie Datum und Uhrzeit für die Zeit Ihrer Abwesenheit fest. Nur in diesem Zeitraum wird Ihre Automatische Antwort gesendet.
• Formulieren Sie eine Nachricht und bestätigen Sie mit "OK".

Was sollten Sie bei der Formulierung beachten?

Im beruflichen Kontext sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
 

• Anrede wählen: Überlegen Sie, wen Sie adressieren. Im direkten Kundenkontakt ist eine höfliche Ansprache wie "Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde" meist angemessener als ein einfaches "Hallo".
• Zeitraum Ihrer Abwesenheit angeben: Geben sie den genauen Zeitpunkt Ihrer Rückkehr an. So weiß Ihr Gegenüber, wann Sie wieder erreichbar sind und er mit einer Antwort rechnen kann.
• Vertretung nennen: Lesen Sie Ihre E-Mails während Ihrer Abwesenheit nicht, geben Sie einen stellvertretenden Ansprechpartner für das Anliegen an. Dafür sollten Sie noch dessen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer aufführen.
• Positiv formulieren: Der Ton macht die Musik! Wenn Sie eine positive Formulierung wie "ich bin ab dem XX.XX. gern wieder für Sie da" wählen, schaffen Sie die Grundlage für einen angenehmen Austausch.
• Internationalität berücksichtigen: Wenn Sie regelmäßig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland in Kontakt sind, sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz auch in der jeweiligen Sprache verfassen – Das zeigt zuvorkommendes Denken.

Gründe für Ihre Abwesenheit müssen Sie allerdings nicht nennen.

Formelles Formulierungsbeispiel

Hier wollen wir Ihnen noch eine Vorlage für eine professionelle Abwesenheitsnotiz mit an die Hand geben – die Sie natürlich individuell abwandeln können!

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail.
Momentan bin ich leider nicht erreichbar und kann daher Ihre Mitteilung nicht beantworten. Ab dem XX.XX. bin ich gern wieder für Sie da und werde Ihre Anfrage zeitnah bearbeiten.

In dringenden Fällen können Sie sich an meine Kollegin XY wenden, sie ist per E-Mail (xy@beispiel.de) oder Telefon (01234/56789) erreichbar.

Mit freundlichen Grüßen
XY

Lustige Abwesenheitsnotizen

Und zum Schluss noch zwei Abwesenheitsnotizen zum Schmunzeln:

"Hallo. Ich denke gerade über das nach, was Sie mir per Mail geschickt haben. Bitte warten Sie vor dem Computer auf meine Antwort."

Und im Yoda-Stil für die Star Wars Fans…

"Eure E-Mail zu sehen mein Herz aufs Wärmste erfreut, allerdings Du gefunden hast nur meine automatische Antwort.
Ein Kunde er wirklich sein mag. Aber trotzdem… Große Arbeit ich befürchte durch seine E-Mail. Deshalb in Urlaub fahren ich werde von XX.XX. bis XX.XX. Denn Vorsicht du walten lassen musst. Stress ein Pfad zur Dunklen Seite er ist. Ehre das Leben, indem du lebst, Padawan.
Antworten nach meiner Rückkehr, ich werde."

Wir hoffen, wir konnten Sie in diesem Artikel für Ihre zukünftigen Abwesenheitsnotizen ein wenig inspirieren? Und Sie wissen nun, worauf Sie bei einer professionellen Benachrichtigung achten sollten? Dann schenken Sie uns doch ein "Gefällt mir"!

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